PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM

 

A.      ORGANISASI BISNIS

Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis. Area-area bisnis dasar perusahaan adalah keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, produksi, dan pemasaran.

Dukungan Sistem Informasi Bagi Organisasi

Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. SIM dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para manager perusahaan. Sistem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manager tingkat strategis perusahaan, dan lima sistem informasi ditingkat lebih rendah dalam figure tersebut mencakup kebutuhan-kebutuhan informasi unik dari area-area bisnis tersebut.

Sistem-sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitu cara bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin, dan uang) dialokasikan ke berbagai area-area fisik perusahaan, anak perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang, dan seterusnya.

B.       ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

Layanan informasi (indormation service – IS) untuk menguraikan unit perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama-nama lain divisi SIM atau departemen SIM dan khususnya teknologi informasi (information technology)  juga popular.

Sumber Daya Informasi

Sebagian besar sumber daya ini berlokasi dilayanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari chief information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manager area pengguna.

Spesialis Informasi

Spesialis informasi (information specialist) untuk menggambarkan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan. Spesialis informasi pada awalnya meliputi:

a.       Analis sistem

Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

b.      Administrator basis data

Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data. Tugas DBA terbagi dalam empat area utama; perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.

c.       Webmaster

Bertanggung jawab atas insiden penyajian situs web perusahaan. Webmaster bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Webmaster memiliki keahlian dalam memanipulasi atau rancangan grafik. Bawahan webmaster bertanggung jawab dalam membuat gambar-gambar tersedia tetap konsisten dan saling mendukungdalam seluruh halaman situs web. Tugas penting dari seorang webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman web perusahaan. Relasi dengan pelanggan dapat sangat ditingklatkan dengan situs web yang beropersai setiap hari.

d.      Spesialis jaringan

Spesialis jaringan bekerja  dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi maupun telekomunikasi. hal yang sangat sulit dilakukan adalah memelihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasi-aplikasi berbasis web, karena sebagian besar komunikasi terjadi diluar batasan perusahaan.

e.       Programmer

Programmer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programmer menciptakan suatu analis programmer.

f.        Operator

Operator manjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan server. Operator akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk penyimpanan data, serta ,melakukan tugas lain yang serupa. Spesialis informasi umumnya digabungkan dengan perwakilan-perwakilan dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang mengembangkan sistem.

C.      STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit-unit organisasional yang pertama disentralisasikan didalam perusahaan, dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT.

Tren Dari Struktur Tersentalisasi Ke Desentralisasi

Suatu struktur organisasi yang umum bagi suatu tersentralisasi. Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programmer untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan beberapa orang analis sistem serta programmer lainnya untuk memelihara sistem-sistem yang sudah ada. Masing-masing kelompok dipimpin oleh seorang manajer. Unit-unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memeberikan kontribusi bagi pengembang maupun pemeliharaan.

Struktur Organisasi Inovatif

Struktur Organisasi Inovatif, ada 3 yaitu :

·         Model Sekutu ( partner model ) : layanan informasi yang bekerja dengan area-area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis.

·         Model Platform ( platform model ) : layanan informasi tidak akan secara aktif mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga informasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis.

·         Model Terskala ( scalable model) : sumber daya yang harus diperoleh behitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum.

Hal yang disari selama tahun 1990-an adalaah bahwa sentralisasi maupun desentralisasi memiliki keunggulan masing-masing. Perusahaan-perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu struktur oragnisasi yang “tersentralisasi secara sentral.” Hal ini dicapai dengan memberikan wewenang kepada unit IS korporat untuk mengambil keputusan yang berhubungan dengan infrasuktur IT, dna wewenanga kepada area-area mereka masing-masing. Struktur ini memiliki kesulitan karena dua alasan. Pertama, IT kini memainkan peranan yang lebih besat di perusahaan daripada masa lalu. Kedua, prubahan teknologi menuntut agar struktur memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan.

D.      PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI

Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif. Dalam memutuskan bagaimana perusahaan akan mempergunakan sumber daya informasinya, manajemen puncak harus memberikan perhatian yang cukup besar tentang bagaimana cara komputasi pengguna akhir akan dilaksanakan, sehingga pada akhirnya akan memaksimalkan manfaatnya dan meminimalkan risikonya.

Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir

EUC memberikan dua manfaat utama:

·         Manyamakan kemampuan dan tantangan. Pergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area berikut.

·         Mempersempit jarak komunikasi. Kesulitan yang sesuai menghantui pengembangan sistem jarak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi.

Manfaat-manfaat di atas akan menghasilkan pengembangan sistem yag lebih baik daripada yang dihasilkan oleh spesialis informasi yang mencoba untuk melakukan sendiri sebagian besar pekerjaan.

Resiko Komputasi Pengguna Akhir

Sebaliknya, ketika pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan menghadapkan perusahaan kepada sejumlah risiko:

·      Sasaran sistem yang buruk. Pengguna akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi-aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain, seperti secara manual.

·      Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk. Para pengguna akhir, meskipun mereka memiliki tingkat kompetensi teknis yang cukup tinggi, biasany tidak akan dapat menyamai profesionalisme dari spesialis informasi dalam hal perencanaan sistem.

·      Pengguna sumber daya informasi yang tidak efisien. Ketika tidak terdapat kendali pusat atas akusisi peranti keras dan peranti lunak yang berlebihan.

·      Hilangnya integritas data. Pengguna akhir tidak  menjaga data dan peranti lunak mereka.

·      Hilangnya kendali. Pengguna mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan dukungan komputer bagi perusahaan.

Karena potensi manfaat yang dimilikinya, perusahaan harus mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan EUC berkembang dan tumbuh subur. Sedangkan untuk risikonya, jenis-jenis pengendalian yang telah bekerja dengan begitu baik di layanan informasi juga harus diterapkan pada area-area pengguna.

E.       KRITERIA PENDIDIKAN, PENGETAHUAN DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN UNTUK KARIER DI BIDANG LAYANAN INFORMASI

Pengembangan sistem informasi membutuhkan pengetahuan dan keahlian tertentu. Spesialis informasi menerapkan pengetahuan dan keahlian secara kontinu. Pengguna menerapkannya ketika mereka pernah  ikut terlibat dalam komputasi pengguna akhir.

Pengetahuan Pengembangan Sistem

Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik itu melalui mata kuliah formal ataupun melalui upaya sendiri seperti membaca dan mengamati. Jenis pengetahuan yang memungkinkan sesorang memberikan kontribusi dalam upaya-upaya pengembangan sistem meliputi pengetahuan komputer, pengetahuan informasi, dasar-dasar bisnis, teori sistem, proses pangembangan sistem, dan pembuatan model sistem.

·           Pengetahuan komputer (computer litercy) adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan.

·           Pengetahuan informasi (information literacy) meliputi pemahaman bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah proses pemecahan masalah dimana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana membagi informasi dengan orang lain.

·           Dasar-dasar bisnis (business fundamentals) adalah topik-topik yang biasanya terdapat dalam mata kuliah inti S1 dan S2 bisnis, akutansi, keuangan, pemasaran, manajemen, SIM, dan operasi.

·           Teori sistem (systems theory) menjelaskan bagaimana cara menggambarkan sesuatu fenomena dalam bentuk struktur-struktur sistem normatif.

·           Proses pengenbangan sistem (system development process) terdiri atas langkah-langkah yang diambil uantuk mengembangkan suatu sistem informasi.

·           Pembuatan model sistem (systems modelling) terdiri atas berbagai cara untuk mendokumentasikan suatu sistem.

Adalah mungkin untuk mengidentifikasikan tidak hanya jenis-jenis pengetahuan dan keahlian yang penting bagi spesialis informasi dan pengguna saja, namun juga bagaimana pengguna dapat dibagi kembali menjadi manajemen umum dan stafnya. Staf profesional terdiri atas spesialis-spesialis seperti peneliti pemasaran dan ilmuan manajemen, sedangkan staf administrasiterdiri atas pegawai kantor.

Keahlian Pengembangan Sistem

Setiap individu biasanya memiliki kemampuan masing-masing yang berbeda yang berasal dari bakat alamiah, dan proses pembelajaran yang menyempurnakannya. Keahlian pengembangan sistem meliputi keahlian berkomunikasi, kemampuan analitis, kreativitas, dan kepemimpinan.

·         Keahlian komunikasi (communications skills) melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan menggunakan komunikasi lisan, tulisan, gambar.

·         Kemampuan analitis (analytical ability) melibatkan studi dan pemahaman akhir atas suatu situasi dengan tujuan untuk merumuskan respons atau solusi.

·         Kreativitas (creativity) adalah penciptaan ide atau solusi baru yang sepenuhnya atau separuhnya baru.

·         Kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan untuk mengarahkan orang lain untuk melaksanakan tugasnya.

F.       OTOMATISASI KANTOR

Ketika kita melacak kembali jalan yang telah ditenpuh oleh komputasi bisnis selama 50 tahunan sejarahnya, kita sering kali menemui istilah otomatisasi kantor (office automation). Otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi computer, pada pekerjaan kantor. Otomatisasi kantor dapat dilacak dilacak kembali hingga awal tahun 1960-an, ketika IBM memperkenalkan istilah pengolahan kata (word processing) untuk menyatakan suatu konsep yang menyatakan bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan kata-kata. Otomatisasi kantor (office automation-OA) meliputi seluruh system elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.

Satu keuntungan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu sama lain.

Pergeseran Dari Pemecahan Masalah Administratif Ke Manajerial

Aplikasi-aplikasi OA pertama sebelumnya dimaksudkan untuk mendukung pegawai bagian sekretariat dan administrative. Pengolah kata, e-mail, faks, dan penanggalan elektronik adalah contoh-contohnya. Seiring dengan semakin bertambahnya pengetahun computer di kalangan manajer dan professional, mereka menyadari bahwa mereka dapat menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi. Mereka mulai menggunakan e-mail untuk berkomunikasi dengan pemecah masalah lainnya, menggunakan penanggalan elektronik untuk menjadwalkan rapat dengan pemecah masalah yang lain, melakukan konferensi video untuk menghubungkan para pemecah masalah di wilayah geografis yang luas, dan seterusnya.

G.      KANTOR MAYA

Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik membuka pintu-pintu baru dalam bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan. OA bahkan membuat pekerjaan kantor tidak harus dikerjakan di kantor. Sebagai gantinya, pekerjaan seperti itu dapat dilakukan di manapun karyawan berada-di suatu kantor maya. Konsep kantor maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hamper di semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling

Telecommuting

Istilah telecommuting diperkenalkan karena sepertinya merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik “pergi” ke tempat kerja. Keuntungan terbesar telecommuting bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga akan dapat diakomodasi. Keuntungan lainnya adalah perusahaan biasanya akan memberikan perhatian yang lebih besar pada kebutuhan komunikasi paratelecommuter jika dibandingkan dengan lingkungan kantor biasa, di mana sebagian besar informasi dikomunikasikan dalam percakapan informal dan melalui observasi.

Hoteling

Fokus telecommuting yang pada awalnya hanya terbatas pada beberapa kelas pekerja kantor tertentu saja yang dapat melakukan pekerjaan mereka di rumah, telah meluas hingga meliputi seluruh karyawan yang hanya datang ke kantor bilamana dibutuhkan. Konsep ini diberi nama hoteling, dan ide di baliknya adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor.

Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor. Risiko yang ada meliputi anggapan akan hilangnya “bonus” oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki ruangan kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam suatu komunitas, dan potensi dampak negative pada budaya korporat.

Keuntungan Kantor Maya

Telecommuting dan hoteling memungkinkan adanya kantor maya. Kantor maya mampu mengatasi kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan peranti elektronik sehingga memungkinkan diperolehnya beberapa potensi keuntungan nyata, antara lain :

·           Biaya fasilitas yang lebih rendah. Karena beberapa orang karyawan bekerja di tempat lain, perusahaan tidak membutuhkan kapasitas kantor yang sebesar dulu, sehingga memungkinkan turunnya biaya untuk sewa dan perluasan kantor.

·           Biaya peralatan yang lebih rendah. Sebagai ganti dari memberikan seperangkat peralatan kantor kepada setiap orang, para karyawan dapat saling berbagi peralatan dengan cara yang sama seperti para partisipan di dalam suatu jaringan area local berbagi sumber daya komputasi.

·           Berkurangnya penghentian pekerjaan. Ketika hujan salju, banjir, badai, dan semacamnya menjadikan karyawan tidak dapat melakukan perjalanan ke tempat kerja fisik, aktivitas perusahaan dapat langsung terhenti.

·           Kontribusi sosial. Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan orang-orang yang sebelumnya mungkin tidak memiliki peluang untuk bekerja. Oleh karena itu, kantor maya memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengekspresikan rasa sosialnya.

Kerugian Kantor Maya

Ketika sebuah perusahaan berkomitmen untuk menjalankan strategi kantor maya, maka perusahaan tersebut akan melakukannya dengan telah memahami bahwa beberapa dampak negatif akan dapat terjadi, yang meliputi :

·           Moral yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan moral karyawan yang rendah. Salah satunya adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi tatap muka dengan atasan dan sesame rekan kerja.

·           Kekhawatiran akan risiko keamanan. Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit untuk dikendalikan di dalam lingkungan kantor maya. Bagi karyawan yang lebih suka untuk bekerja sendirian dan menjadi atasan bagi diri mereka sendiri, kantor maya dapat menjadi suatu sistem yang ideal.

Kantor maya menuntut adanya kerjasama oleh perusahaan maupun karyawan agar dapat berhasil.Kantor maya dapat menuntut dedikasi yg lebih besar dari karyawan daripada kantor tetap.Kantor maya bukanlah suatu hal yg bisa dilakukan oleh semua orang.Kecuali para karyawan bisa mendisiplinkan  diri mereka untuk melakukan pekerjaan tanpa supervise dan motivasi,kemungkinan besar pekerjaan yg diberikan tidak akan selesai.Bagi karyawan yg lebih suka untuk bekerja sendirian dan atasan bagi diri sendiri,kantor maya dapat menjadi suatu system yg ideal.

H.      ORGANISASI MAYA

Keberhasilan kantor maya memici para visioner untuk melihat bagaimana kantor maya dapat diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan_sebuah organisasi maya.Disebuah organisasi maya (virtual organization),operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi fisik.

Dampak Sosial Organisasi Maya

Industri-industri yg paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industrri yg membeerikan nilai tambah dalam bentuk informasi,ide,dan kecerdasan(intelligence).Istilah ekonomi tiga 1(three 1 economy) diberikan untuk menjabarkan industry-industri seperti ini. Contohnya adalah bidang-bidang pendidikan,perawatan.kesehatan,hiburan,perjalanan,olahraga,dan konsultasi.Seiring dg semakin banyaknya  industri-industri yg tertarik dg kantor maya,perubahan yg terjadi mungkin akan mempengaruhi cara hampir semua orang hidup dan bekerja.Pengaruh ini akan jelas terlihat pada penampilan fisik dan fungsi dari kota-kota kita.Kantor maya dan organisai maya akan menurunkan permintaan gedung-gedung pencakar langit  dan transportasi,menjadikan kota kita lebih  tenang.

Agar hal seperti ini dapat terjadi setiap orang harus dapat berpartisipasi.Pekerja di semua tingkatan harus tertarik pada pekerjaan-pekerjaan  di Ekonomi Tiga I dan memiliki pengetahuan dan keahlian yg dibutuhkan untuk berhasil.Tingkat kompetensi yg tinggi seperti ini membutuhkan dedikasi dari pihak lembaga-lembaga pendidikan maupun pemerintah di semua tingkatan untuk mendorong  dan memfasilitasi  terjadinya perubahan.

Dewasa ini,hampir seluruh aktivitas perusahaan mencakup lebih banyak informasi,ide,dan kecerdasan dibandingkan dg masa lalu .karenanya,universitas-universitas dan SMA secara rutin memasukkan pengetahuan informasi dan pengetahuan computer ke dalam program-programnya.Teknologi informasi dan sistem informasi terjalin kedalam suatu proses-proses bisnis.