SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

PENDAHULUAN

Sistem manajemen basis data mengorganisasikan volume data dalam jumlah besar yang digunakan oleh perusahaan dalam transaksi-transaksinya sehari-hari. Data harus diorganisasikan sehingga para manajer dapat menemukan data tertentu dengan mudah dan cepat untuk mengambil keputusan. Perusahaan memecah keseluruhan koleksi data menjadi sekumpulan tabel data yang saling berhubungan, kumpulan-kumpulan kecil data yang saling terhubung ini akan mengurangi pengulangan data sehingga pada akhirnya konsistensi dan akurasi data makan meningkat.

Dewasa ini sebagian besar perusahaan menggunakan basis data yang mengikuti suatu struktur relasional. Dua alasan penting di balik penggunaan struktur ini adalah bahwa struktur basis data relasional mudah untuk digunakan dan hubungan di antara tabel di dalam struktur bersifat implisit. Kemudahan penggunaan telah memberanikan banyak manajer untuk menjadi pengguna langsung dan sumber basis data. Meningkatnya arti penting basis data sebagai sumber daya yang mendukung pengambilan keputusan telah mengharuskan para manajer mempelajari lebih jauh perancangan penggunaan basis data. Dalam makalah ini penulis akan mencoba memaparkan mengenai bagaimana sistem manajemen basis data.

A.      ORGANISASI DATA

Perusahaan menyimpan data dalam jumlah besar di sistem informasi berbasis komputernya hanya karena perusahaan tersebut melakukan begitu banyak transaksi bisnis. Terdapat begitu banyak data sehingga data tersebut tidak akan berguna dalam  pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang efektif dan efisien. Agar dapat menggunakan data dan terhindar dari kekacauan, konsep “data” telah dipecahkan dan dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih kecil. Konsep-konsep data yang lebih kecil akan menyediakan balok-balok yang lebih kecil. Konsep-konsep data yang lebh kecil akan menyediakan balok-balok pembangunan yang dapat dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.

1.      Hierarki Data

Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-field data yang berlangsung untuk membentuk record, dan record yang bergabung untuk membentuk  file. Field data adalah unit daya yang terkecil. Mencerminkan jumlah data terkecil yang akan ditarik dari komputer pada satu waktu. Contoh field data dapat berupa kode untuk mata kuliah yang sedang anda ambil. Record adalah sutau koleksi field-field data di dalam suatu berhubungan. Pengguna secara logis akan berpikir bahwa field-field data di dalam suatu record akan terhubung. Seperti kode mata kuliah yang akan memiliki hubungan dengan nama mata kuliah. File  adalah koleksi record yang saling berhubungan, seperti satu File dari seluruh record yang berisi field kode-kode mata kuliah dan namanya.

Basis data adalah sekumpulan File. Defenisi umum dari basis data adalah bahwa basis data merupakan kumpulan dari seluruh dat berbasis komputer sebuah perusahaan defenisi basis data yang lebih sempit adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data yang berada di bawah kendali peranti lunak sistem manajemen basis data. Menurut defenisi yang lebih sempit, data perusahaan yang dikendalikan dari diadministrasikan oleh sistem manajemen basis data akan dianggap sebagai basis data. File-file komputer yang terdapat di dalam komputer pribadi seorang manajemen akan dianggap berada di luar basis data. 

2.      Spreadsheet Sebagai Basis Data Sederhana

Table yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatu spreadsheet. Karena banyak pengguna telah mengenal spreadsheet, ia dapat digunakan untuk memperkenalkan konsep-konsep basis data. Kolom-kolom dalam spreadsheet mencerminkan field-field data, sedangkan judul kolom berisi nama-nama field data. Baris-baris dalam tabel berisi nilai-nilai field. Struktur Basis Data Relasional (relation database structure), secara konsep serupa dengan sekumpulan tabel-tabel yang saling berhubungan, sebagian besar istilah yang dipergunakan oleh sepesialis informasi yang bekerja dengan sistem manajemen basis data akan berhubungan dengan istilah-istilah yang dipergunakan untukm menjelaskan tabel-tabel dengan beberapa istilah dan konsep tambahan yang dibutuhkan

3.      Flat Files

Pertama, kita perlu mendefiniskan satu jenis tabel tertentu yaitu flat file, file dta (flat file) adalah suatu tabel yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Kolom-kolom yang berulang melanggar persyaratan bagi flat file. Alasan dari sebuah tabel yang harus menjadi flat file adalah karena komputer membaca flat field data dari suatu record secara berutan. Ketika urut-urutan ini bukan merupakan suatu urutan yang konstan, komputer tidak akan dapat membaca record dengan benar.

Alasan kedua untuk flat file adalah bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisasi. Normalisasi (normalization) adalah suatu proses formal untuk menghapus flat filed  data yang berulang (redundant) sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk menambah, mengubah, dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan. Normalisasi berada di luar fokus buku ini dan merupakan fokus utama dari mata kuliah sistem manajemen basis data.

4.      Field-Field  Kunci

Kunci (key) di dalam suatu tabel adalah satu field (satu kombinasi fied) yang berisi satu nilai yang secara unik mengidentifikasi masing-masing record di dalam tabel. Ini artinya bahwa setiap baris dalam tabel akan teridentifikasi secara unik. Satu field  dalam banyak kasus dapat menjadi kunci bagi suatu tabel. Hanya mampu membedakan antara dua atau tiga baris saja tidaklah cukup, nilai kuni harus unik untuk keseluruhan tabel. Beberapa tabel mungkin memiliki dua field yang merupakan kandidat untuk menjadi kunci. Kandidat Kunci (key candidate)  adalah sebuah field yang secara unik mengidentifikasi masing-masing baris tabel namun tidak dipilih untuk menjadi kunci.

B.       STRUKTUR BASIS DATA

Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui suatu sistem manajemen basis data. Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah suatu peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri , hubungan di antara data di dalam basis data, nama-nama formulir, jenis-jenis data, angka di belakang desimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh uraian field lainnya.

1.      Struktur Basis Data Hierarkis

Struktur hirarkis ini dibentuk oleh kelompok-kelompok data,subkelompok, dan beberapa subkelompok lagi, seperti cabang dari sebuah pohon, untuk mendapatkan sebuah record dari satu cabang ke cabang lainnya mengharuskan sistem manajemen basis data tersebut menavigasi kembali ke persimpangan umum dari cabang-cabang tersebut. Struktur hierarkis memanfaatkan sumber daya komputer secara efisien, khususnya ketika sebagian besar record di dalam basis data akan digunakan dalam suatu aplikasi. 

Namun, ketika para manajer hanya menginginkan sedikit record terpilih saja darjj sejumlah besar record di dalam basis data, struktur hierarkis menjadi tidak efisien. Hal inil karena setiap record basis data hierarkis memiliki satu field yang menunjuk pada alamat penyimpanan dari record logis berikutnya di dalam basis data. Record-record tidak harus disimpan dengan susunan fisik yang berurutan di dalam suatu alat penyimpanan. Satu pointer akan menunjukkan record yang "berikutnya secara logis" (record setelahnya), dan sistem manajemen basis data akan mengambil record yang "berikutnya secara logis." Akan tetapi, keputusan managerial mungkin hanya membutuhkan satu record yang spesifik untuk menghadapi suatu masalah bisnis. Seorang manajer menginginkan satu record pesanan penjualan tertentu untuk menghadapi keluhan pelayanan dari seorang 'pelanggan tertentu, dan' bukannya sebuah daftar yang berisi ribuan pesanan pembelian yang diterima pada hari itu.

2.      Struktur Basis Data Jaringan

Struktur basis data jaringan dikembangkan untuk memungkinlcan penarikan record-record tertentu. Ia memungkinkan satu record tertentu menunjuk pada semua record lainnya di dalam basis data'' Gugus Tugas Basis Data yang merupakan subkomite dari CODASYL mengeluarkan spesifikasinya untuk struktur basis data jaringan pada tahun 1971. Struktur jaringan memecahkan permasalahan keharusan untuk menarik balik hingga kembali ke "cabang" yang menyatukan basis data. Secara konseptual, setiap record dalam basis data dapat menunjuk ke semua record lain di dalam basis data, ibaratnya seperti meloncat ke setiap cabang pada sebuah pohon. Akan tetapi, rentang kemungkinan koneksi yang begitu lebar ini juga merupakan kelemahan dari penerapan struktur jaringan pada masalah-masalah praktis. Mengizinkan setiap record menunjuk ke record-record yang lainnya akan terlalu kacau. Bahkan profesional sistem informasi sekalipun akan mengalami kesulitan dalam mengembangkah dan menggunakan basis data dengan menggunakan struktur jaringan.

3.      Struktur Basis Data Relasional

Sekumpulan basis data seperti ini terlihat seperti sekumpulan table-tabel yang mirip seperti table-tabel spreadsheet.Relasi diantara table tidak disimpan sebagai petunjuk atau alamat; sebagai gantinya, relasi antar table bersifat implisit. Jika struktur hierarkis dan jaringan mengandalkan diri pada relasi fisik (physical^ relationship) di dalam bentuk alamat-alamat penyimpanan, relasi dalam struktur basis| data relasional adalah implisit. Relasi implisit (implicit relationship) dapat secara tidakf langsung berasal dari data. Ketika terdapat satu field (kolom) data yang sama dalam dual tabeL'maka record (baris) dari kedua tabel tersebut akan dapat digabungkan ketika nilai-nilail field datanya sama. Inilah cara bagaimana kita telah menggabungkan bersama tabel-tabel JURUSAN dan MATA KULIAH dengan menggunakan nilai-nilai dalam field Singkatan,

Konsep dari suatu struktur basis data yang terdiri atas tabel-tabel di mana relasi terbentuk secara implisit dengan mencocokkan nilai-nilai dalam field data yang sama, akan mudah untuk dipergunakan dan dipahami. Kemudahan penggunaan memiliki arti yang sangat penting. Ketika organisasi menjadi lebih "datar" (ketika telah direorganisasikan sehingga memiliki lapisan manajemen yang lebih sedikit), akan terdapat lebih banyak spesialis yang tersedia untuk mengumpulkan data dari sistem berbasis komputer dan membuat laporan bagi manajer. Para manajer dan staf profesional harus mengakses informasi secara langsung dari suatu basis data agar dapat mendukung pengambilan keputusan yang mereka lakukan. Struktur mirip tabel dari sistem manajemen basis data relasional adalah sebuah format yang dapat dipahami dengan cepat oleh manajer maupun staf profesional.

C.      CONTOH BASIS DATA RELASIONAL

Contoh-contoh field data , tabel, dan relasi di antara tabel akan memberikan latarbelakang untuk konsep-konsep basis data yang akan disajikan . Suatu basis data bernama jadwal telah dibuat dari tabel-tabel yang telah digunakan. Basis data akan memecahkan informasi kedalam beberapa tabel karena jika informasi hanya disimpan pada satu tabel, maka akan terdapat banyak nilai field data yang terduplikasi; sehingga menyebabkan data menjadi berulang (redundant). Basis data akan mengurangi pengulangan data dalam tabel-tabel.

Basis data akan meningkatkan konsistensi data dan akurasi data. Ini merupakan masalah yang sangat penting. Manajer mengambil keputusan yang sangat penting bagi operasi perusahaan dan oleh sebab itu, mereka membutuhkan data yang akurat dan konsisten dengan data lain si dalam basis data. Mengurangi jumlah pengulangan data adalah hal yang baik, tetapi konsistensi dan akurasi data merupakan suatu hal yang vital.

a.      Basis Data Jadwal

Contoh yang dipergunakan di sini diimplementasikan pada piranti lunak sistem menejemen basis data Microsoft Access, namun implementasi ini akan serupa pada setiap produkk basis data relasional lainnya. IBM, Oracle, Microsoft, dan banyak perusahaan lain menyediakan peranti lunak sistem menejemen basis data relasional.

b.      Konsep Basis Data

Ketika pengguna memikirkan record di dalam suatu basis data, mereka secara intuitif akan merasa bahwa urut-urutan record yang ditampilkan dalam sebuah laporan merupakan cerminan dari urut-urutan penyimpanan record tersebut di dalam disk komputer. Suatu sistem I manajemen basis data dapat menampilkan data ini dalam suatu urut-urutan yang logis dan i secara intuisif tepat, meskipun masing-masing record dari basis data tersebut dapat tersebar,; di banyakyife dan terletak di seluruh penjuru ruang penyimpanan komputer. Dua sasaran utama dari konsep basis date adalah untuk meminimalkan pengulangan data "dan untuk memperoleh independensi data. Pengulangan data—seperti yang telah dibahas sebelumnya dalam bab ini—akan membuang-buang ruang penyimpanan, memperlambat pemrosesan record, dan moigundang ketidakkonsistenan data.

Independensi data (data independence) adalah kemampuan untuk melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada program-program aplikasi yang memproses data. Sebagai contoh, program komputer untuk memproses pesanan pembelian adalah program yang terpisah dari data pesanan pembelian yang disimpan di dalam basis data. Independensi data tercapai dengan menempatkan spesifikasi data di dalam tabel-tabel dan kamus yang secara fisik terpisah dari program.

Ukuran field Kode dapat ditingkatkan dari 8 menjadi 10 karakter di dalam definisi tabel tanpa memengaruhi aplikasi apa pun yang menggunakan field Kode. Ketika program-program komputer melakukan akses langsung ke file-file data untuk mengambil data, mereka haras secara eksplisit menyatakan format data. Hal ini akan memerlukan kode program komputer untuk ditulis ulang jika "lmlah karakter untuk Kode mengalami perubahan dari 8 menjadi 10. Jika terdapat 25 aplikasi komputer yang membutuhkan akses ke field Kode, maka seluruhnya akan perlu dimodifikasi. Dengan independensi data, tidak diperlukan penulisan ulang kode komputer lagi, karena satu-satunya perubahan hanyalah pada definisi dari field tersebut di dalam basis data.         

D.      MEMBUAT BASIS DATA

Konsepnya, proses pembuatan sebuah basis data akan melibatkan tiga langkah utama, yaitu:

a.       Menentukan data yang anda butuhkan.

b.      Menguraikan data tersebut.

c.       Memasukkan data kedalam basis data.

Menentukan kebutuhan data 

Menentukan data yang perlu dikumpulkan dan disimpan adalah langka penting dalam mencapai suatu system informasi berbasis computer,kita dapat menggunakan 2 pendekatan dasar untuk menentukan kebutuhan data yaitu Pendekatan pada proses(process-oriented) dan pemodelan perusahaan.

·         Pendekatan yang berorientasi pada proses 

Pendekatan ini juga disebut dengan pendekatan yang berorientasi pada masalah(problem-oriented approach) dan pemodelan yang berorientasi pada proses(process oriented modeling).Untuk mendefinisikan kebutuhan data pada pendekatan ini memiliki langkah-langkah berikut :

1.      Mendefinisikan masalah

2.      Mendefinisikan keputusan yang dibutuhkan 

3.      Menjabarkan kebutuhan informasi

4.      Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan

5.      Menentukan spesifikasi kebutuhan data

Alasan mengapa pendekatan process-oriented kadang-kadang disebut pendekatan problem-oriented adalah karena dimulai dengan masalah.

·         Pendekatan pemodelan perusahaan

Kekuatan pada pendekatan ini adalah mengambil keuntungan dari sudut pandang sumber daya data perusahaan yang luas,dan memiliki kelemahan yaitu kesulitan dalam mengaitkan data dari suatu masalah bisnis ke data dari masalah bisnis yang lainnya. Kelemahan itu dapat diatasi dengan menentukan seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian menyimpan data tersebut dalam basis data.

Diagram Relasi Entitas

Diagram relasi entitas (entity relationship diagram-ERD) seperti ditunjukkan dengan namanya,berhubungan dengan data didalam entitas dan hubungan antar entitas.ketika pengguna dan specialis informasi mulai untuk berkomunikasi tentang kebutuhan data untuk suatu system informasi,mereka akan berbicara mengenai pengumpulan field-field data yang saling berhubungan(Entitas) daripada field-field data individu.Tabel merupakan hasil dari pemecahan entitas menjadi unit-unit yang ukurannya kecil yang mengikuti aturan-aturan struktur basis data.satu entitas dapat berubah menjadi satu table,namun sering kali satu entitas dipecah menjadi menjadi beberapa table.ERD adalah tingkat konseptualisasi data yang lebih tinggi daripada table.

Diagram Kelas

Teknik dimana data yang digunakan dalam aplikasi dan tindakan-tindakan yang terkait dengan data dapat disajikan secara grafis,dan merupakan beberapa model rancangan yang berorientasi pada objek.Objek adalah bongkahan konseptual dari suatu system informasi data. Diagram kelas terdiri atas kelas-kelas yang memiliki nama,field-field didalam kelas,dan tindakan-tindakan (metode)yang dilakukan atas kelas.Diagram kelas dibawah dimulai dengan nama kelasdibagian atas kotak.”clsPERUSAHAAN” adalah nama kelas dari entitas PERUSAHAAN yang sudah diuraikan sebelumnya. Relasi antar kelas “PERUSAHAAN” dengan “clsPRODUK” diberi nama “Menjual” yang dibaca dengan “satu kejadian dimana kelas”clsPERUSAHAAN” menjual satu atau lebih kejadian dalam kelas “clsPRODUK” dan “satu kejadian dimana kelas clsPRODUK akan dijual hanya pada satu kejadian dalam kelas “clsPERUSAHAAN”.

Tindakan “Menjual produk” dapat termasuk menentukan apakah produk masih dalam persediaan, menurunkan jumlah unit produk di dalam persediaan, menurunkan jumlah unit produk di dalam persediaan berdasarkan jumlah pesanan, dan kemungkinan melakukan pemesanan lebih banyak produk dari pemasok jika persediaan telah berada pada tingkat pemesanan kembali. Diagram kelas masih merupakan penyajian data konseptual di tingkat atas, namun penambahan tindakan yang akan diambil diatas data dapat membantu memperjelas rancangan spesifik tabel-tabel di dalam basis data. 

E.       MENGGUNAKAN BASIS DATA

Kita biasanya berinteraksi dengan sebuah basis data dari sebuah komputer pribadi meskipun data tersebut berada ditempat lain dalam jaringan. Formulir, laporan, dan query adalah metode umu yang digunakan untuk mengakses basis data yang disimpan dalam suatu sistem manajemen basis data.

1.      Laporan dan Formulir

Kebanyakan laporan dan formulir yang dibutuhkan oleh pengguna dapat dibuat tanpa bantuan profesionalsistem informasi. Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah formatnya. Formulir secara tipikal menampilkan satu record saja dala satu waktu dan tidak memberikan ikhtisar data serta biasanya tidak melakukan agregasi data dari banyal tabel basis data. formulir dapat digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi record-record basis data.

a.      Navigasi

Pengguna dapat melakukan navigasi dari satu record ke record berikutnya dengan menggunakan baris navigasi yang berada di bagian bawah formulir.formulir memungkinkan dilakukannya pembuatan record baru maupun modifikasi record-record yang sudah ada.

b.      Akurasi

Formulir akan menjalankan defenisi field data yang telah ditentukan ketika basis data dibuat. Defenisitersebut dapat menentukan nilai valid tertentu, rentang data untuk nilai-nilai numerik, dan aturan lain yang mendukung akurasi. Formulir memberikan satu kesempatan untuk menyesuaikan nilai – nilai data pada aplikasi area bisnis tertentu, bukannya satu aturan nilai umum yang berlaku bagi keseluruhan pengguna basis data.

c.       Konsistensi

Konsistensi adalag satu hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu tabel dipergunakan untuk menggabungkan recordnya ke tabel yang lain. Jika seorang salah memasukan nilai field, maka artinya record tersebut tidak akan bisa digabungkan dengan tabel-tabel lainnya.

d.      Penyaringan

Basis data dapat memiliki jumlah data yang luar biasa banyaknya, pengguna mungkin ingin menyaring record yang ingin dilihat dengan formulir ini. Setiap field dalam formulir dapat digunakan sebagai saringan. Penyaringan dapat membantu kelebihan informasi. Ia juga dapat membatasi akses seorang pengguna terhadap data didalam basis data jika ada beberapa record tertentu yang ingin dirahasiakan.

e.       Subformulir

Entri-entri ke dalam sub formulir secara otomatis akan di hubungkan dengan record formulir. Subformulir membantu menjaga keakuratan dan konsistensi yang dibutuhkan data.

Laporan ( reports ) adalah teragregasi dari basis data yang di format dengan cara yang akanmembantu pengambilan keputusan. Para pengguna tidak mengetahui bahwa laporan yang dibuat dengan aturan standart dapat mengecualikan record-record tertentu, maka mereka dapat mengambil keputusan yang kurang terinformasi dengan baik.

2.      Query

Query adalah suatu permintaan kepada basis data untuk menampilkan record-record yang dipilih, system manajemen basis data biasanya memberikan antarmuka yang mudah untuk digunakan bagi para pengguna. Query pada umumnya memilih field data dalam jumlah terbatas dan kemudian membatasi record-record yang ditampilkan berdasarkan satu kumpulan criteria tertentu. Sebagai contoh , seandainya anda hanya ingin melihat kode mata kuliah  “ MIS105” menunjukkan bagaimana query seperti itu akan ditampilkan. Konsep query-by-example adalah suatu hal yang signifikan karena pentingnya arti seorang manajer dapat melakukan akses langsung atas nilai-nilai basis data. Formulir dan laporan dapat menampilkan sejumlah hasil yang mengaburkan hal-hal yang sebenarnya ingin ditemukan oleh manajemen. Manajer dapat memanfaatkan QBE untuk dapat dengan cepat menemukan data tertentu untuk memecahkan masalah.

3.      Bahasa Query Terstruktur

Bahasa query terstruktur atau structure query language (SQL) adalah kode yang digunakan oleh sistem manajemen basis data relasional untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basis datanya. SQL telah menjadi topic yang penting karena ada dua alasan. Pertama, seiring dengan lebih banyak basis data yang dapat diakses melalui web, manajer dan para professional lainnya perlu untuk mengetahui bahwa SQL adalah metode pilihan untuk berinteraksi dengan basis data-basis data berbasis web. Kedua, para manajer perlu untuk mengetahui bahwa menulis SQL bukanlah hal yang sullit bagi sebagian besar kebutuhan data mereka.

4.      Pemrosesan Basis Data Lanjutan

Pemrosesan analitis on-line atau on-line analytical (OLAP) telah menjadi hal yang semakin umum dalam peranti lunak sistem manajemen basis data. Vendor-vendor memasukkan fitur ini untuk memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistik cross-tabulation. Sebagai contoh, salah satu field dalam tabel PROYEK berisi angka nilai yang diberikan untuk proyek. Jika anda ingin mengetahui jumlah dari seluruh nilai untuk proyek-proyek dalam setiap mata kuliah di setiap jurusan, maka OLAP akan berguna.

Data mining , data marts , dan data warehousing mengacu pada kelompok konsep yang melihat data perusahaan sebagai sebuah peti harga yang harus dibuka, diperiksa, dan dikuasai. Ketiganya memusatkan perhatian pada metodologi-metoodologi yang menawarkan akses yang cepat kepada para pengguna untuk mengagregasikan data-data tertentu untuk kebutuhan pengambilan keputusan mereka. Knowledge discovery ( penemuan pengetahuan ) adalah  konsep menarik lainnya. Knowledge discovery mencoba menganalisis penggunnaan data dan kesamaan data diantara tabel-tabel yang berbeda .

F.       PERSONEL BASIS DATA

Terdapat beberapa personel penting yang berkaitan dengan basis data. Administrator basis data memiliki tanggung jawab teknis maupun menejerial atas sumber daya basis data.

a.      Administrator Basis Data

Spesialis informasi yang ahli dalam mengembangkan, menyediakan dan mengamankan basis data adalah administrator basis data. Administrator basis data mengawasi seluruh aktivitas basis data. Mereka harus memiliki keahlain menejerial maupun keahlian teknis yang tinggi. Tugas-tugas DBA dapat dibagi menjadi empat area utama:perencanaan, implementasi operasi dan keamanan:

·                     Perencanaan basis data

Mencakup bekerja dengan menejer-menejer area bisnis dalam mendefinisikan kebutuhan data perusahaan.

·                     Implementasi basis data

Terdiri atas pembuatan basis data untuk mengikuti spesifikasi dari sistem manajemen basis data yang dipilih, maupun menyiapkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur bagi pengguna basis data.

·                     Operasi basis data

Meliputi penawaran program-program pendidikan bagi para pengguna basis data dan memberikan bantuan jika dibutuhkan.

·                     Keamanan basis data

Meliputi pengawasan aktivitas basis data dengan menggunakan angka statistik yang diberikan oleh sistem menejemen basis data.

b.      Programer Basis Data

Programmer basis data menunjukkan spesialisasi dan seleksi tingkat tinggi. Mereka sering kali memiliki lebih banyak pengalaman dan pelatihan daripada programmer-programer lain yang dimiliki oleh perusahaan. Salah satu alasannya adalah bahwa basis data merupakan pusat penyimpanan fakta bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan pemrogaman di dalam basis data, maka konsekuensinya akan dapat dirasakan oleh pengguna dalam jumlah yang sangat besar. Karena alas an ini, perusahaan menginginkan para programmer basis data-nya dipilih dari personel paling ahli yang tersedia.Programer basis data sering kali menuliskan kode untuk memecah dan/atau mengagresasikan data basis data. Seorang pengguna kemudian men-download data yang telah dikumpulkan secara efisien ini dari sumber daya computer perusahaan ke computer pribadinya. Salah satu keuntungan salah satu keuntungan adalah basis data perusahaan hanya diakses satu kali saja, dan pemrosesan basis data lebih lanjut akan terjadi hanya pada sumber daya komputasi pengguna, sehingga memberikan tingkat efesiensi yang lebih tinggi bagi penggunaan basis data. Keuntungan lainnya adalah bahwa pengguna tidak perlu mengakses sepenuhnya basis data perusahaan, dan karena seseorang pengguna akan memiliki kemungkinan lebih besar untuk melakukan kesalahan dari pada seseorang programmer basis data, maka basis data tersebut menjadi lebih aman. 

c.       Pengguna Akhir

Pengguna akhir tidak dapat diabaikan sebagai personel penting yang berinteraksi dengan basis data. Mereka membuat laporan dan formulir memberikan query kepada basis data dan menggunakan jawaban dari basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi perusahaan dari unsure pokok lingkungannya. Peranti lunak system manajemen basis data telah mengalami evolusi dengan mendorong interaksi oleh para pengambil keputusan. pengguna tidak perlu mengetahui bagaimana cara membuat kode dari bahasa query terstruktur. Formulir query-by-example memungkinkan poengguna memilih beberapa pilihan dan menjalankan query. Semakin mudahnya penggunaan telah menimbulkan kenaikan penggunaan oleh pengguna terakhir, yang selanjutnya dapat menyebabkan meningkatnya jumlah kesalahan yang dilakukan oleh pengguna akhir.
System manajemen basis data membuat asumsi-asumsi mengenai apa yang diinginkan oleh pengguna pada saat mereka meng-klik melalui antar muka basis data. Kecuali jika pengguna mengetahui asumsi-asumsi yang dibuat, data yang ditampilkan mungkin bukanlah hal yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Pengguna memerlukan pelatihan dalam system basis data sehingga sumber daya basis data akan dapat menjadi aset yang sebenarnya dalam pengambilan keputusan.

G.      MENEMPATKAN SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA DALAM PESPEKTIF

Sistem manajemmen basis data  memungkinkan kita membuat sebuah basis data , memelihara isinya, dan menyebarkan data kepada khalayak pengguna yang luas tanpa harus mempergunakan pemrograman computer yang berbiaya mahal. Kemudahan penggunaanya memungkinkan para manajer dan staf professional mengakses isi basis data dengan pelatihan yang sederhana. Setiap sisi teknologi informasi memiliki keuntungan dan kerugiannya masing-masing; sistem manajemen basis data juga demikian.

1.                       Keuntungan DBMS

DBMS memungkinkan perusahaan maupun pengguna perorangan untuk :

·      Mengurangi pengulangan data . Jumlah data akan dkurangi , dibandingkan dengan ketika file-file komputer di simpan secara terpisah untuk setiap aplikasi komputer.

·      Mencapai independensi data. Spesifikasi data disimpan dalam basis data itu sendiri daripada di setiap program aplikasi.

·      Mengambil data dan informasi dengan cepat. Relasi logis dan bahasa query terstruktur memungkinkan pengguna menarik data dalam hitungan detik atau menit dibandingkan berjam-jam atau berhari-hari jika mengambil data dengan menggunakan bahasa pemrograman tradisional seperti COBOL atau java.

·      Keamanan yang lebih baik. Baik DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat memiliki tingkat pengamanan keamanan yang berlapis seperti kata sandi, direktori pengguna, dan enkripsi. Data yang dikelola oleh DBMS lebih aman daripada kebanyakan data lainnya di dalam perusahaan.

2.                       Kerugian DBMS

Keputusan untuk menggunakan DBMS akan membuat perusahaan atau pengguna memberikan komitmennya untuk :

·      Membeli peranti lunak yang mahal. DBMS untuk mainframe mahal harganya. DBMS berbasis komputer mikro, meskipun harganya hanya beberapa ratus dollar, dapat menjadi pengeluaran yang sangat besar bagi sebuah organisasi kecil.

·      Mendapatkan konfigurasi peranti keras yang besar. Kemudahan dengan mana DBMS dapat menarik informasi mendorong lebih banyak pengguna memanfaatkan basis data. Meningkatnya jumlah pengguna yang didorong oleh kemudahan penggunaan dapat menyebabkan pada menikatnya jumlah sumber daya komputer.

·      Memperkerjakan dan memelihara staf DBA. DBMS menuntut pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan secara penuh kemampuannya. Pengetahuan khusus ini paling baik diberikan oleh administrator basis data.